Herausforderung
The agency management software market is either too generic, too expensive, or problematic when it comes to infrastructure: data sits on American servers, Swiss compliance (FADP, CO 957, QR invoice, VAT) is handled superficially, and pricing scales poorly as the team grows.
There’s also a structural problem: most tools are black boxes. You don’t know what happens to your own data – or your clients’ data. For agencies working in regulated sectors, or simply those who want to appear professional, this is an increasingly real barrier to closing deals.
Starting point: FreelanceOS – a CRM/invoicing tool built for personal use. Single user, SQLite, on a VPS. Functional, but far from a marketable product.
Lösung
Zwei Modelle – die Wahl bleibt beim Kunden
Cloud-Subscription – gehostet in der Schweiz
Konto erstellen, loslegen. Keine Infrastruktur verwalten, keine Updates einspielen. agency-atelier läuft ausschliesslich auf Schweizer Servern bei Infomaniak (Lausanne/Lugano) und Metanet – kein Byte verlässt die Schweiz. Für Agenturen, die schnell operativ sein wollen, ohne technischen Overhead.
Self-Hosted – auf der eigenen Infrastruktur
Deployment via Docker auf dem eigenen Server. Aktivierung per kryptographisch signiertem Ed25519-Lizenzschlüssel. Die Daten liegen ausschliesslich auf der eigenen Infrastruktur – vollständige Kontrolle, keine Abhängigkeit von einem Drittanbieter. Wenn agency-atelier morgen den Betrieb einstellen würde, läuft die Installation weiter.
Lizenzmodell – FSL-1.1-Apache-2.0
Der Quellcode ist einsehbar und auditierbar. Kein Blackbox-SaaS. Die Lizenz folgt dem von Sentry etablierten Standard: Source-Available ab Tag 1, vollständig Open Source (Apache 2.0) nach zwei Jahren. Wer den Code einsetzen will, kann ihn vorher prüfen lassen – durch das eigene Team oder einen unabhängigen Dritten.
Ergebnis / Resultate
agency-atelier ist eine modulare PSA-Plattform mit folgenden Kernmodulen:
Kunden & Kontakte
Unternehmen und Ansprechpartner werden getrennt verwaltet – ein Kontakt kann für mehrere Kunden tätig sein. Vollständiger Aktivitäts-Verlauf pro Beziehung.
Projekte & Zeiterfassung
Projekte werden direkt mit Kunden verknüpft. Stunden werden pro Projekt, Aufgabe und Teammitglied erfasst. Die Verbindung zwischen „gebuchten Stunden” und „fakturierten Stunden” ist direkt – kein manueller Abgleich.
Offerten mit Baustein-Bibliothek
Professionelle Offerten mit wiederverwendbaren Textblöcken (Leistungsbeschreibungen, Einleitungen, Bedingungen). Beim Versand wird ein rechtlich verbindlicher Snapshot erstellt – Änderungen am Katalog wirken sich nicht rückwirkend auf versendete Dokumente aus (OR 957a).
Fakturierung & QR-Rechnung
Rechnungen mit korrekter Nummerierung, integriertem QR-Code (Swiss Payment Standard), MWST nach Saldosteuersatz oder effektiver Methode. PDF-Ausgabe GeBüV-konform.
Bankabgleich
Kontoauszüge importieren, Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen. Der Matching-Algorithmus arbeitet mit Betrag, QR-Referenz und Datum. Was früher eine manuelle Wochenaufgabe war, wird zur Validierungsaufgabe.
Rollen & Berechtigungen
Granulares Rechtemanagement: wer darf Offerten erstellen, wer sieht Rechnungen, wer kann Daten exportieren. Geeignet für Teams mit unterschiedlichen Zugriffsebenen.
Infrastruktur (100% Schweiz)
VPS + Datenbank + Objektspeicher + SMTP + DNS – ausschliesslich Schweizer Anbieter. Kein Daten-Transit in die USA oder EU.
Selbst-Hosting mit Lizenzschlüssel
Deployment auf eigener Infrastruktur via Docker. Aktivierung per kryptographisch signiertem Ed25519-Schlüssel. Quellcode offen und auditierbar.
